La eficiencia implica la capacidad para realizar nuestros objetivos en la forma y el tiempo establecidos. Por lo tanto es necesario tener muy claro cuál es la misión de la empresa y determinar con claridad cuál es el objetivo, tanto de nuestro departamento como el de nuestro propio puesto. 

De otra manera una persona puede estar muy ocupada haciendo cosas que no son necesarias, ya que no están encaminadas a lograr ninguno de los propósitos anteriormente mencionados.

Tener bien clara la finalidad que deseamos lograr nos permitirá formular un plan de cómo utilizar los recursos disponibles para alcanzar lo que se pretende lograr. Dentro de nuestra esfera de responsabilidad tenemos a nuestra disposición: un equipo de trabajo que cuenta con un número definido de personas, un presupuesto previamente establecido, cierto número limitado de maquinaria y materiales, etc.

La pregunta es: ¿Cómo voy a utilizar estos recursos de la manera más adecuada para lograr la meta asignada?

Por otra parte tenemos una fecha señalada para lograr dichos objetivos. Así que el otro recurso que debemos manejar con mucha eficacia es nuestro tiempo.  La pregunta ahora es ¿Cómo voy a utilizar mi tiempo de la mejor manera posible para lograr objetivo en el plazo establecido?

Aquí es donde algunas personas se pierden en un sin fin de actividades que podríamos clasificarlas de la siguiente manera:

Innecesarias: Son las actividades que no contribuyen hacia el logro del plan establecido, por el contrario nos desvían de la ruta que nos hemos trazado para lograr el objetivo. Muchas de ellas se podrían eliminar y otras se podrían reducir al mínimo de tal manera que nos quiten el menor tiempo posible.

Necesarias: Son las actividades que se requiere efectuar cotidianamente como parte de nuestras funciones. Varias de ellas se podrían sistematizar para facilitar su desempeño y realizarla en un periodo menor al que actualmente utilizamos.  

Al establecer procedimientos bien definidos para su realización, varias de estas funciones se podrían delegar.

Urgentes: Son aquellas que demandan una atención inmediata y nos sacan de nuestras actividades normales. Las actividades urgentes hay que manejarlas de la mejor manera y en el menor tiempo posible.

Un gran número de urgencias se ocasionan porque no hay procedimientos establecidos, ni una persona responsable de su desempeño. Si no se establecen adecuadamente estos dos aspectos, vamos a continuar utilizando gran parte de nuestro tiempo en atender las emergencias en lugar de realizar las actividades importantes y necesarias para la adecuada operación de la empresa, las cuales al descuidarse nos van a traer como consecuencia un mayor número de emergencias. Así que esto se vuelve un círculo vicioso que absorbe cada vez una mayor parte de nuestros recursos y de nuestro tiempo.

Importantes: Son aquellas actividades que son vitales para la operación actual y futura del negocio. Son aquellas que permitirán avanzar conforme al plan establecido y lograr los objetivos de la empresa.

Cuando se gasta el tiempo en las tres actividades anteriores no se logran los objetivos establecidos, el personal se siente frustrado el ánimo del equipo de trabajo decae, la empresa no logra la misión señalada y sus ejecutivos observan con desaliento como la competencia va penetrando con mayor velocidad en un mercado cada vez más competitivo.

Hay algunas cosas que se pueden hacer para mejorar dicha situación, una muy importante es la adecuada administración del tiempo. Para ello es necesario es necesario conocer herramientas que nos permitan manejarlo con eficacia.

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